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Kein Office, keine Lizenzen, kein Windows
Wie Nextcloud die Abhängigkeit von Microsoft beendet
Die meisten deutschen Unternehmen nutzen Microsoft-Produkte, ohne jemals bewusst darüber nachgedacht zu haben, warum das so ist. Word, Excel, PowerPoint und Windows gehören zum Arbeitsalltag wie der Stuhl am Schreibtisch. Die Frage, ob man das alles braucht, stellt sich kaum jemand – bis die Rechnung kommt. Microsoft-Lizenzen sind ein dauerhafter Kostenfaktor, der mit jedem Arbeitsplatz und jedem neuen Mitarbeiter wächst. Wer 20 Mitarbeiter hat, zahlt für 20 Lizenzen. Wer 50 Mitarbeiter hat, zahlt für 50. Und jeder, der Windows nutzt, braucht zusätzlich ein Betriebssystem, das ebenfalls lizenziert und gepflegt werden will.
Nextcloud bricht diese Kette. Mit Collabora Office bringt Nextcloud eine voll funktionsfähige Office-Lösung mit, die im Browser läuft. Dateien werden in der Cloud gespeichert, nicht lokal. Die ganze IT-Infrastruktur wird einfacher, weil weniger Komponenten voneinander abhängen. Das Ergebnis: keine Office-Lizenzen, keine Windows-Lizenzen, keine Lizenzverwaltung – und trotzdem volle Funktionalität im Arbeitsalltag.
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Kein Office: Collabora statt Microsoft Word
Collabora Office ist eine Office-Suite, die direkt in Nextcloud integriert ist. Sie läuft im Browser, ohne Installation, ohne lokale Software, ohne Lizenzschlüssel. Wer einen Browser öffnet, hat sofort Zugriff auf Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationsfunktionen. Die Bedienung ähnelt Microsoft Word und Excel, die Formate sind kompatibel: Wer eine .docx- oder .xlsx-Datei öffnet, sieht das gleiche Dokument wie in Microsoft Office. Der Wechsel ist fließend, die Einarbeitungszeit minimal.
Der entscheidende Unterschied liegt in der Lizenz: Collabora ist Open-Source-Software. Es gibt keine pro-Kopf-Lizenzen, keine Abo-Gebühren, keine jährlichen Vertragsverlängerungen. Wer Nextcloud nutzt, hat Collabora dabei – ohne zusätzliche Kosten. Das ändert die Kostenrechnung eines Unternehmens grundlegend. Statt für jeden Arbeitsplatz eine Office-Lizenz zu kaufen, zahlt man einen Paketpreis für die gesamte Cloud-Lösung. Die Anzahl der Benutzer spielt keine Rolle für den Lizenzpreis, sondern nur für das gewählte Paket.
Für Unternehmen, die bisher Microsoft 365 nutzen, bedeutet das: Die monatlichen Kosten pro Arbeitsplatz entfallen. Wer 20 Mitarbeiter hat und bisher 11 bis 13 € pro Nutzer und Monat für Microsoft 365 Business Standard gezahlt hat, gibt diesen Betrag nicht mehr aus. Die Office-Funktionen sind in der Nextcloud-Paketpreis enthalten, ohne dass pro Kopf abgerechnet wird. Das ist kein marginaler Effekt, sondern eine spürbare Entlastung – Monat für Monat, Jahr für Jahr.
Keine Lizenzen: Ein Preismodell, das mitwächst
Das Lizenzproblem bei Microsoft und Google ist nicht nur eine Frage des Preises, sondern der Struktur. Das Preismodell ist pro-Kopf-basiert: Jeder neue Mitarbeiter bedeutet eine neue Lizenz, jeder neue Arbeitsplatz kostet Geld. Wer expandiert, zahlt automatisch mehr. Wer schwankende Personalzahlen hat – Saisonarbeiter, Praktikanten, Aushilfen – muss entscheiden, ob er für diese Personen Lizenzen kauft oder ihnen den Zugang verwehrt.
Nextcloud nutzt ein Paketmodell. Ein Paket gilt für eine feste Anzahl von Benutzern, unabhängig davon, wie viele Lizenzen einzeln aktiviert werden. Wer im Paket Platz hat, kann Mitarbeiter aufnehmen, ohne dass sofort eine neue Lizenz fällig wird. Praktikanten und Aushilfen lassen sich integrieren, ohne dass die IT-Abteilung eine neue Bestellung auslöst. Die Kosten sind planbar, weil sie nicht mit jedem Einzelnen steigen, sondern mit dem Paket.
Das gilt auch für Collabora Office. Die Office-Arbeitsplätze sind im Paket enthalten oder optional zubuchbar, aber niemals pro Kopf lizenziert. Wer fünf Collabora-Arbeitsplätze im Paket hat, kann fünf Mitarbeiter gleichzeitig arbeiten lassen – ohne dass für jeden eine eigene Lizenz gekauft werden muss. Wer mehr braucht, erweitert das Paket. Wer weniger braucht, zahlt nicht für ungenutzte Lizenzen.
Kein Windows: Die Cloud läuft im Browser
Der vielleicht Überraschendste Punkt: Wer Nextcloud nutzt, braucht nicht einmal Windows. Collabora Office läuft im Browser – auf Linux, macOS, ChromeOS, auf jedem Gerät mit Internetzugang. Das bedeutet: Die Abhängigkeit vom Betriebssystem fällt weg. Wer bisher Windows genutzt hat, weil Word und Excel nur dort vernünftig liefen, hat diesen Grund nicht mehr.
Praktisch heißt das: Ein Unternehmen kann seine Rechner mit Linux oder ChromeOS betreiben, ohne dass die Mitarbeiter im Arbeitsalltag Einschränkungen spüren. E-Mails, Kalender, Dateien, Office-Dokumente, Videokonferenzen – alles läuft über den Browser, alles ist über Nextcloud erreichbar. Windows ist für die reine Büroarbeit keine Voraussetzung mehr.
Das senkt die Kosten auf zwei Ebenen. Erstens entfallen die Windows-Lizenzen. Wer 20 Rechner hat, braucht 20 Windows-Lizenzen – oder eben keine, wenn das Betriebssystem Linux oder ChromeOS ist. Zweitens sinkt der Administrationsaufwand. Windows benötigt regelmäßige Updates, Patch-Management und Sicherheitskonfiguration. Ein Linux-System oder ein ChromeOS-Gerät ist schlanker, weniger angreifbar und einfacher zu verwalten. Wer weniger Zeit für IT-Wartung aufwendet, hat mehr Zeit für das eigentliche Geschäft.
Für Unternehmen, die sowieso über die Cloud arbeiten, ist das kein Experiment, sondern die logische Konsequenz. Wer E-Mails, Dateien und Office-Dokumente in der Cloud hat, braucht kein lokales Betriebssystem, das alles doppelt vorhält. Der Rechner wird zum Zugang, nicht zum Speicherort. Und als Zugang genügt jeder Browser, auf jedem Gerät.
Was das für den Mittelstand bedeutet
Die Kombination aus Nextcloud und Collabora Office löst drei Abhängigkeiten gleichzeitig: die Office-Lizenz, die pro-Kopf-Abrechnung und das Betriebssystem. Für einen Handwerksbetrieb mit 15 Mitarbeitern bedeutet das konkret: keine 15 Office-Lizenzen mehr, keine 15 Windows-Lizenzen mehr, keine pro-Kopf-Abrechnung für Cloud-Funktionen. Stattdessen ein Paketpreis, der alle abdeckt, eine Browser-basierte Office-Lösung, die jeder nutzen kann, und die Freiheit, das Betriebssystem zu wählen, das am besten passt.
Wer das bisher nicht für möglich gehalten hat, sollte es ausprobieren. Eine Demo zeigt, wie vertraut die Bedienung ist und wie wenig sich im Arbeitsalltag ändert – außer den Kosten.
