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Beratung und Betreuung

Nextcloud vs. Microsoft 365: Der ehrliche Vergleich

Microsoft 365 ist in den meisten deutschen Firmen Standard – Outlook, Word, Excel, Teams, alles aus einer Hand. Warum sollte man wechseln? Diese Frage höre ich regelmäßig, und sie verdient eine ehrliche Antwort statt eines Werbetextes. Ich bin André Oehler aus Ludwigsburg und biete Nextcloud-Lösungen für Unternehmen an. Wer bei mir eine Empfehlung erwartet, ohne dass die Schwächen genannt werden, liegt falsch – gerade weil ich beide Welten seit Jahrzehnten kenne, vergleiche ich fair. Das Ergebnis des Vergleichs ist trotzdem klar – aber aus nachvollziehbaren Gründen.

Nextcloud Nextcloud hängt im Wartungsmodus

Der Kernunterschied: Miete oder Eigentum

Microsoft 365 ist ein Abo. Sie zahlen pro Nutzer und Monat, unbegrenzt – kündigen Sie, sind die Daten weg bzw. müssen mühsam exportiert werden. Die Software läuft auf Microsoft-Servern, überwiegend in den USA, und die Nutzungsbedingungen unterliegen US-Recht.

Nextcloud ist eine Software, die auf Ihrem eigenen Server läuft oder bei einem deutschen Anbieter gehostet wird. Sie zahlen einmalig für Aufbau und danach für den Betrieb – aber die Daten liegen auf Ihrer Infrastruktur oder der eines deutschen Rechenzentrums, und die Lizenz selbst ist kostenlos und quelloffen.

Das ist keine Kleinigkeit, sondern zwei verschiedene Modelle digitaler Souveränität.

Was Microsoft 365 über fünf Jahre kostet

Rechnen wir konkret – Beispiel Firma mit 10 Arbeitsplätzen:

• Microsoft 365 Business Standard: ca. 10–12 € pro Nutzer und Monat, also rund 1.100–1.400 € im Jahr. Über fünf Jahre: 6.000–8.500 € – ohne Ende, denn der Beitrag läuft weiter, und Preiserhöhungen durch Microsoft sind eingetreten und kommen.

• Microsoft 365 Business Premium: schnell das Doppelte.

• Dazu kommt der Verwaltungsaufwand: Kontoverwaltung, Abrechnung, die stille Abhängigkeit davon, dass der Betrieb nur funktioniert, solange das Abo läuft und das Internet verfügbar ist.

Bei Nextcloud fallen je nach Variante an: einmalige Einrichtung, Hosting (eigener Server oder deutscher Anbieter, ab ca. 10–30 €/Monat für kleine Betriebe) und Betreuung. Über fünf Jahre liegt das Gesamte für einen kleinen Betrieb meist bei einem Bruchteil der Microsoft-Summe – und nach dem fünften Jahr läuft es zu denselben Bedingungen weiter, statt steigenden Abo-Preisen zu folgen.

Wie diese Kosten im Detail zustande kommen und welche Paketierung es gibt, beschreibe ich im Artikel zu den Kosten und Paketen von Nextcloud.

Daten in Deutschland statt in den USA

Der zweite Punkt wiegt für viele Firmen schwerer als der Preis. Mit Microsoft 365 landen E-Mails, Dokumente und Termine auf Servern eines US-Konzerns – mit allen Konsequenzen: US-Cloud-Act-Konstellationen, Datenverarbeitung auf Grundlage US-amerikanischer Rechtslage, Abhängigkeit von Entscheidungen, die in Redmond getroffen werden.

Bei einer Nextcloud-Installation in Deutschland bleiben alle Daten im eigenen Haus bzw. im deutschen Rechenzentrum. Die DSGVO-Abstimmung ist damit deutlich einfacher – nicht trivial, aber Sie wissen, wo Ihre Daten stehen und wer Zugriff hat.

Das ist für manche ein Komforthema, für andere – Kanzleien, Praxen, Firmen mit vertraulichen Kundendaten – ein Ausschlusskriterium für die US-Cloud.

Funktionsvergleich: Wo Microsoft stark ist – und wo nicht

Damit der Vergleich ehrlich bleibt, die Schwächen zuerst:

Microsoft 365 ist überlegen bei:

• Office-Anwendungen: Word, Excel und Outlook sind die Referenz, Nextcloud nutzt Collabora/OnlyOffice als Alternative – funktional gut, aber nicht identisch.

• Exchange/Versand-Infrastruktur: Für große Unternehmen mit komplexen Anforderungen ist Exchange ausgereift.

• Teams als geschlossenes Ökosystem: Der Verbund aus Chat, Video und Office ist stark – wenn man ihn denn braucht.

• Skalierung in Konzern-Dimensionen.

Nextcloud ist überlegen bzw. gleichwertig bei:

• Dateiablage und Freigaben: Zentrale Ablage, Berechtigungen, Freigaben externer Partner – bei Nextcloud vorbildlich.

• Kalender, Kontakte, Aufgaben: Für den normalen Firmenalltag vollwertig.

• Videokonferenzen über Nextcloud Talk: Für interne Konferenzen und kleinere Kundenmeetings ausreichend, ohne zusätzliche Lizenzkosten.

• Datenschutz, Transparenz, Unabhängigkeit: In dieser Dimension gibt es keinen Vergleich – Microsoft kann hier prinzipbedingt nicht mithalten.

Die ehrliche Kurzfassung: Wer stark auf Word/Excel-Automatisierungen und die Microsoft-Office-Welt angewiesen ist, hat mit 365 einen Produktivitätsvorteil – die Dokumente selbst können aber problemlos in Nextcloud liegen. Wer Dateien, Termine und Zusammenarbeit organisiert, verliert mit Nextcloud nichts, spart aber Geld und gewinnt Datenhoheit.

Die Abhängigkeitsfalle

Ein Punkt wird oft erst im Streit deutlich: Wer kündigt – ob aus Kostengründen, wegen Datenschutz oder wegen Verärgerung – muss die Abläufe und Dateien aus der Microsoft-Welt extrahieren. Das ist wegen proprietärer Formate und Outlook-Datenstrukturen mühsamer, als es sein sollte.

Bei Nextcloud liegen die Daten in offenen Formaten auf Ihrer Infrastruktur. Ein Wechsel des Anbieters oder ein eigener Server ist eine technische Umsetzung, keine Datenauslieferung aus einem geschlossenen System. Details zur Migration aus bestehenden Systemen beschreibe ich im Artikel zur Nextcloud-Migration.

Fazit: Für wen was passt

Microsoft 365 passt zu Unternehmen, die die komplette Office-Welt brauchen, keine Bedenken gegen US-Hosting haben und lieber zahlen als selbst verantworten.

Nextcloud passt zu Unternehmen, die Datenhoheit ernst nehmen, laufende Lizenzkosten sparen wollen und eine Lösung suchen, die ihnen gehört – vom kleinen Handwerksbetrieb bis zur mittelständischen Verwaltung.

Die überwiegende Mehrheit der Firmen, die ich berate, gehört in die zweite Gruppe – nicht aus ideologischen Gründen, sondern weil die Firmenkommunikation aus Dateien, Terminen und E-Mails besteht, dafür eine europäische Lösung ohne Abo-Druck ausreicht und sie auf Jahre betrachtet deutlich günstiger ist.

Häufige Fragen

Müssen wir bei einem Wechsel alle Dokumente neu anlegen?
Nein. Bestehende Dateien aus 365-Verzeichnissen, E-Mails und Kalender werden migriert. Der Aufwand ist überschaubar und Teil eines jeden Umzugs, den ich begleite.

Verlieren wir die Office-Programme?
Nein. Word und Excel können weiter genutzt werden – die Dokumente liegen nur künftig in Nextcloud statt in OneDrive. Wer möchte, kann auf LibreOffice oder Collabora umsteigen, muss es aber nicht.

Was passiert, wenn etwas nicht funktioniert?
Dafür gibt es Betreuung: Unterstützung bei Problemen, Updates und Wartung – beschrieben im Artikel zu Nextcloud-Wartung. Sie haben einen Ansprechpartner in Ludwigsburg, kein Ticketsystem in Übersee.

Können wir schrittweise wechseln?
Ja, das ist sogar der übliche Weg – z.B. zuerst Dateien und Kalender, dann E-Mail. Ein kompletter Umstieg über Nacht ist nicht nötig.

Was kostet der Umstieg?
Das hängt von Größe und Bestandsstruktur ab. Nach einer kurzen Analyse bekommen Sie eine konkrete Größenordnung – ehrlich und ohne Verkaufsdruck.

Ihr nächster Schritt

Wenn Sie prüfen wollen, ob sich der Wechsel für Ihren Betrieb lohnt: Sprechen Sie mit mir. Wir gehen kurz durch, wie Sie heute arbeiten, und Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, ob Nextcloud für Sie die richtige Lösung ist – inklusive Kostenvergleich zu Ihrer aktuellen Situation. Auch wenn das Ergebnis lautet „bleiben Sie bei Microsoft“, sage ich Ihnen das.